Durée

1 jour (peut être dispensé sur une ½ journée comme remise à niveau)

Groupes

Composés idéalement de 1 à 6 stagiaires maximum.
Profil des participants : toute personne souhaitant optimiser son temps et maîtriser les fonctions avancées d’Outlook.

Préalable

Maîtrise de la souris et du clavier + environnement Windows + avoir le niveau Outlook initiation ou l'équivalent dans un autre logiciel de messagerie

Objectif

Avoir une bonne pratique de l'environnement Windows (gestion des dossiers et des fichiers) et connaître l'envoi réception de messages.

Documents remis

A l’issue du stage, un support de cours est remis à chaque stagiaire au format PDF. Il reprend les principales fonctions et conseils vus pendant le cours

Prix

Stage de perfectionnement : tarif B

Plan du cours

S’approprier son espace de travail
Personnaliser ses espaces de travail (volets, barres) Ajouter des boutons d’action dans la barre d’outils accès rapide Options par défaut à modifier (fichier/option/courrier/volet de lecture/lu au changement de sélection + fermer la fenêtre du message d’origine + options du calendrier)

Les signatures
Créer sa signature personnalisée (méthode avec un modèle Word) Créer et affecter plusieurs signatures en cas de comptes multiples

Optimiser l’utilisation de sa messagerie
Les options d’envoi (priorité, accusés, différé) Utiliser les QuickPart pour insérer des blocs répétitifs Créer des messages en incorporant des liens hypertextes Créer des modèles de messages (envois répétitifs / exemples créés en cours) Modifier un message, pourquoi faire ?

Les contacts
Créer rapidement un contact dans la même société Exporter un contact unique au format vCard

Le calendrier
Créer un rendez-vous périodique Partager son calendrier ou envoyer son calendrier (régler le niveau de détail) Afficher le calendrier d’un collaborateur, créer un groupe de calendriers Planifier une réunion, utiliser le mode planification

Gérer, classer et trouver son courrier
Courriers indésirables : comment interdire un nom de domaine, points de vigilance Email et virus : comment les détecter ? virustotal.com La recherche instantanée (CTRL + F) Indicateurs de suivi « date » (les drapeaux) Paramétrer et appliquer des catégories (utilité, tris à l’affichage) Mise en forme conditionnelle dans la boîte de réception L’affichage en mode conversation : pourquoi il faut l’adopter, comment l’utiliser Les actions rapides, création et paramétrages (si temps) Les règles, paramétrages

Archiver et sauvegarder
Paramétrer l’archivage de certains dossiers Créer et gérer des fichiers de données (par année d’archivage par exemple) Sauvegarder toutes les données relatives à son compte Outlook

Quelques raccourcis utiles
Pour passer email en « non lu » Avec la touche CTRL Pour créer rapidement un nouvel email Attacher rapidement une pièce jointe avec une double fenêtre Pour envoyer/recevoir Transformer rapidement un email en RDV

Gestion des tâches et des notes (si demande)
Créer une tâche, déléguer une tâche, terminer une tâche Rédiger une note, envoyer une note

Trucs et astuces
Tout au long du stage

Questions / réponses
Tour de table et évaluation du stage