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Le Blog Formation informatique 69Contenu : ce qui touche de près ou de loin à la formation Bureautique ou informatique : trucs et astuces, actualités sur la formation, et tout le reste. Cette section est plus librement rédigée que les autres.

 Bien nommer ses fichiers et ses dossiers dans windows



Actualité Formation informatique Lyon Ces astuces permettent de retrouver plus rapidement ses fichiers

Si vous voulez retrouver plus tard vos documents, il convient de respecter quelques règles simples.
On croit perdre du temps en les appliquant, mais sur la durée cela est parfaitement rentable.

Une arborescence logique et maîtrisée

Avant d’enregistrer des fichiers oudes documents, il convient de préparer unréceptacle structuré dans lequel on pourra facilement chercher et retrouver ses documents. Ce sont les dossiers. Votre disque dur est comme une grande armoire, contenant des tiroirs, lesquels peuvent aussi contenir des sous-tiroirs, etc. Nous les appelons des dossiers, sous-dossiers…


Conseil n°1 :

On ne devrait jamais dépasser un total de 10 tiroirs par rang, sous peine d’avoir plus tard à perdre du temps pour retrouver ses données ! Ne voir que maximum 10 dossiers permet de gagner du temps et de mémoriser ses dossiers.

 

Conseil n°2 :

Si vous souhaitez avoir toujours le même ordre de tri à l’affichage de vos dossiers ou sous-dossiers, il faudra les numéroter de 0 à 9… dans le cas contraire, ils seront par défaut triés et affichés par ordre alphabétique.


Conseil n°3 :

Si vous souhaitez créer un grand nombre de fichiers similaires dans un dossier (une bibliothèque d’image par exemple), vous pouvez les numéroter.

Ne commencez pas par « 1 » ! Car si vous dépassez les 10 fichiers, le fichier « 12 » sera classé avant le fichier « 2 », car c’est le premier caractère qui sert à trier (tri alphabétique : 0, 1, 2, …8, 9, A, B, C, etc.…). Pour être tranquille, commencez parnommer le premier fichier « 000… » puis « 001.. », etc. Vous serez ainsi tranquille jusqu’à 999 fichiers différents.


Conseil n°4 :

Affichez vos fichiers en mode « détail » :

C’est le seul mode qui permette de voir immédiatement les noms des fichiers, avec leurs extensions, leur format, leur taille en Ko, leur date de mise à jour.

Pour les images, il est parfois utile d’afficher en mode « diapositive » afin de disposer d’un aperçu.


Conseil n°5 :

Cela paraît une évidence, mais les termes choisis pour nommer les dossiers doivent correspondre aux fichiers qui y résideront… dans le cas contraire, attendez-vous à perdre beaucoup de temps lorsque vous devrez retrouver un document.
Ne mettez jamais un fichier hors d’un dossier (non classé) : investissez 20 secondes de plus pour lui trouver un classement logique, vous économiserez du temps sur la durée.

 

Conseil n°6 :

Nommez correctement vos fichiers :
Les caractères spéciaux comme ‘’ « ? / ! % $ ö â ) @, etc.… sont prohibés, ils ne sont pas compris par Windows.
Prenez 30 secondes pour trouver un nom qui soit révélateur du contenu : bannissez les termes isolés du type « rapport », « divers », compte-rendu », « facture », etc. Ils ne vous serviront pas à retrouver un contenu précis, ultérieurement, car ce sont des termes « génériques ».

 

Conseil n°7 :

Utilisez les dates dans vos noms de fichier pour un classement efficace :
Si vous comptez éditer par exemple des news régulièrement et les conserver pour archive dans un dossier unique, vous devriez faire en sorte qu’ils se classent automatiquement par date.

 

Ce qu’il ne faut pas faire :

La news du 15 juillet 2010 s’appelle : « News_du_15-07-2010_sujet_1 »
La news du 8 septembre 2010 s’appelle : « News_du_08-09-2010_sujet_2 »
La news du 22 octobre 2010 s’appelle : « News_du_22-10-2010_sujet_3 »

Résultat du classement par défaut dans votre explorateur : (incorrect !... septembre, juillet, octobre…les sujets ne sont pas dans l’ordre chronologique de leur création)



Ce qu’il convient de faire : nommer ses documents en inversant année, mois, et jour, à l’anglaise :

La news du 15 juillet 2010 s’appellera ainsi : « 2010-07-15_News_sujet_1 »
La news du 8 septembre 2010 s’appellera ainsi : « 2010-09-08_News_sujet_2 »
La news du 22 octobre 2010 s’appellera ainsi : « 2010-10-22_News_sujet_3 »


Résultat du classement par défaut dans votre explorateur : (correct !)




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